RaPat

rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan atau organisasi. rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. meskipun demikian tidak semua rapat bisa berjalan secara efektif. bayak sekali kejadian rapat yang tidak berjalan dengan baik dan tidak menghasilkan apapun. padahal waktu adalah hal yang sangatlah penting. hal ini disebabkan manajemen yang buruk dan persiapan yang kurang matang. tidak efektifnya rapat bisa disebabkan karena faktor peserta, waktu rapat, tempat, materi atau poko pembahasan dan lain sebagainya.

berikut adalah trik-trik yang dapat dilakukan agar rapat berjalan secara efektif dan efisien :

1.Alasan rapat diperlukan:a. membahas peristiwa/momen yang terjadi

                          b. evaluasi bulanan/ mingguan/ tahunan

                          c. menyampaikan informasi

                          d. membutuhkan pendapat dari anggota lain

2.Peserta :a. memiliki peran baik dalam pengambilan keputusan

              maupun  jabatan dalam organisasi

           b. mempunyai kemampuan baik dalam hal informasi maupun

              dalam membantu terlaksananya keputusan

           c.mempunyai keterlibatan dalam menjalankan keputusan

3. Moderator : Moderator dalam sebuah rapat ternyata cukup penting bahkan menjadi orang kedua dalam sebuah presentasi…Bahkan saya sendiri berpendapat lancar tidaknya jalannya sebuah rapat yang diikuti dengan diskusi sangat tergantung pada pengaturan sang moderator….mulai dari ngatur waktu presentasi, waktu tanya jawab, serta menarik tidaknya sebuah rapat….

Ada beberapa urutan langkah yang harus dilakukan moderator dalam sebuah presentasi, yakni : 1) Pembukaan; 2) Ucapan Selamat Datang pada Peserta; 3) Uraian singkat latar belakang dan tujuan presentasi; 4) Perkenalan Penyaji dan Tema Presentasi; 5) Penentuan waktu dan mekanisme tanya jawab; 6) Mengundang Pembicara menyajikan presentasi; 7) Rangkuman umum inti presentasi penyaji; 8) Mengundang pendengar untuk bertanya; 9) Ucapan terimakasih kepada penyaji dan pendengar; 10) Moderator menutup presentasi.

4.ketentuan rapat : memberikan tata tertib atau ketentuan - ketentuan selama rapat berlangsung. Hal ini bertujuan agar rapat berjalan secara kondusif.

5.Tempat dan Waktu : diusahakan pemilihan  dan tempat sesuai dengan kondisi para peserta rapat.  dalam pertengahan rapat diusahakan terdapat waktu istirahat atau coffee break.

6. Pembahasan rapat : pembicaraan rapat tidak boleh melenceng dari topik ang ditentukan sebelumnya

7. Notulen : Notulen merupakan pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula. Peran dan fungsi notulen sangatlah penting sebagai arsip atas pelaksanaan sebuah rapat. Bila dikemudian hari ada yang membutuhkan hasil rapat, maka bisa membuka notulen rapat pada saat tersebut.

that's all about rapat...!!
mOgha BerManpHaaT:P