PENGAWASAN DAN PENGONTROLAN ADMINISTRASI KANTOR
MAKALAH
Makalah Ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata
Kuliah
“Teori Administrasi”
Dosen
Pembimbing :
Airlangga
Bramayudha, MM.
Oleh :
Ika
Nur Ridiawati (B74210070)
A’yunurrochimah
(B34210055)
Aida Musfita (B04210052)
Siti Mufarohah (B54210069)
Mochammad Ali Sofyan (B04210045)
INSTITUSI
AGAMA ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
FAKULTAS
DAKWAH
2012
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau
pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan
pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.[1]
Selain itu fungsi ini juga dapat digunakan pegawai administrasi sesuai dengan
hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu
pelaporan administrasi perkantoran juga sama pentingnya. Hal ini bertujuan
untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran.
Tidak dilaksanakannya kedua fungsi ini oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle
akan mengkibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang ada pada
gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholders
yang lain. Pengkontrolan yang baik pada suatu departemen tidak berdampak
optimal bagi suatu organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya tidak
dilakukan sebagaimana mestinya. Untuk itulah, melakukan atandarisasi pengawasan
di setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak
dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, pemakalah merumuskan rumusan
masalah sebagai berikut :
1.
Bagaimana sitem
penkontrolan dan pelaporan administrasi perkantoran ?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengawasan
1.
Proses
Pengawasan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengawasan
administrsi perkantoan sangatlah penting, beberapa tujuan administrasi
perkantoran menurut Odgers adalah sebagai berikut :[2]
a.
Meningkatkan
kinerja organisasi secara kontinue, karena kondisi persaingan semakin tinggi
menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b.
Meningkatkan
efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang
tidak perlu atau mengurangi penyalagunaan alat atau bahan.
c.
Menilai derajat
pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai
sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
d.
Mengoordinasikan
beberapa elemen tugas atau progam yang dijalankan.
e.
Meningkatkan
keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai..
Selain itu pengawasan dan pelaporan administrasi kantor memiliki
beberapa manfaat antara lain :
a.
Membantu
memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.
b.
Membantu
pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan
kuantitas output yang dibutuhkan.
c.
Menyediakan
alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.
d.
Mengidentifikasi
beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang
dicapai, dan memfasilitasi permodifikasiannya.
e.
Membantu
mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.
Adapun unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam proses pengawasan agar
dapat berjalan secara optimal adalah sebagai berikut :
a.
Faktor-faktor
yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman
tentang faktor-faktor apa saja yang akan diawasi. Tentu saja, pengawasan
terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga
terbuang secara sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi penjualan,
penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang diawasi guna
mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
b.
Identifikasi
hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil
yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan
tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak
(termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperlukan, bila perlu organisasi
dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.
c.
Pengukuran
kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil
aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output
kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih
ditekankan pada seberapa baik pelangan dilayani oleh organisasi, selain itu,
hasil dari aktivitas yang akan dilakukan dikuantifikasikan, misalnya
pendistribusian surat edaran dari pihak manajemen terlaksana maksimal 1 hari
setelah ditandatangani, atau order pembelian akan dipenuhi dengan time limit 3
hari setelah order dilakukan.
d.
Aplikasi
tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diterapkan,
perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan
mengimplementasikan hal yang dianggap perlu. Misalnya, dalam pemenuhan order
pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah order dilakukan tetapi
ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas komunikasi antara
divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak difasilitasi dengan alat
komunikasi yang memadai, sehingga perlu ditunjang dengan alat komunikasi yang
representatif.
Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjaan
administrasi kantor :
1.
Mendefinisikan parameter
pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang
diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat
melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut :
a)
Penetapan
tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya
menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja
pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan
perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target
yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan
pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15%
dalam setahun.
b)
Standar ukuran.
Merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan
apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya
ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan.
Misalnya, tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit
untuk diukur. Dalam hal ini terdapat dua standart ukur yang dapat digunakan
oleh organisasi :
1)
Standart
terukur, merupakan standart kerja yang dapat diidentifikasikan dan diukur
dengan mudah. Misalnya, teller di sebuah bank ditargetkan untuk melayani 20
orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun
pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.
2)
Standart tak
terukur, merupakan standart kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan
biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap
terhadap pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap
pelayanan administrasi di kantor.
c)
Pengukuran,
merupakan inti dari pengkontrolan administrasi kantor. Hendaknya pengukuran ini
dilakukan secara reguler, bisa per kuartal maupun semester, untuk menjamin
tercapainya tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran
telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan
sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengkontrolan
tidak berjalan sebagaimana mestinya.
2.
Memfasilitasi
kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer
administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa
yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target
yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian
fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat
dilakukan antara lain :[3]
a.
Mengurangi
hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada sudah out of date
(penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486 MHz, sedangkan aplikasi
yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas 2 GHz ); kurang efesiennya desain tempat kerja,
atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah,
hendaknya manajer administrasi senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan
dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.
b.
Menyediakan
sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal,
bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh manajer
administrasi, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah
pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang,
namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.
c.
Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal
ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang
sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh
lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian
duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem
administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya
perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki
pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangkan, seperti pengalaman
kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya.
3.
Memotivasi
pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa
tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta
persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah :[4]
a.
Memberikan
imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih
dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah
peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survey ini
akan dijadikan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut
dapat menyerap keinginan para pegawai.
b.
Memberikan
imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi
target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai
dengan yang dituangkan dalam peraturan, hal ini sangat penting untuk menjaga
kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai
target yang telah ditetapkan.
c.
Memberikan
imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari
masing-masing pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok,
hendaknya manajer administrasi juga mendapatkan input dari masing-masing
anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar
pemberian imbalan yang adil bagi setiap kelompok kerja yang dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota
organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga
dapat memengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa
dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang.
Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas
melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen
yang lain.
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas
adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam
periode waktu tertentu. Berikut adalah beberapa orang yang dapat dijadikan
pengawas atau penilai :
1.
Supervisor,
yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja
langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari kontrol dari supervisor banyak
dipakai pada setiap organisasi.
2.
Teman sekerja,
yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja
anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah
teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya
penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum, namun hal khusus
yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain.
Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan
kepada penilai unutk memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif,
mengumpulkan pendapat anggota yang lain, dan berdiskusi langsung dengan yang
bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat.
3.
Bawahan,
merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang baik. Banyak
studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak
positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka
berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit
banyak akan memengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan
yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.
4.
Menilai diri
sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan
harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif mereka dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap
diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam
pengembangan dirinya.
5.
Pelanggan, yang
cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang
berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau
perusahaan. Pengawasan yang dilakukan dengan pelanggan akan menunjukkan
seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai
yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa
memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut.
6.
Komputer, merupakan
salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari
perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang
menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa
penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu.
Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang
pegawai dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi yang
membuat manajer administrasi bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan
terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat
dilakukan.
7.
Umpan balik 360
derajat, semakin populer di Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan
memakainya. Ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawas dari
seluruh sisi ini, yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat
menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan
semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan
akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang, dan sebagainya.
2.
Pengawasan
Kualitas
Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas
sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk
menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas
mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol
kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar
tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan
kualitas adalah sebagai berikut :
a.
Inspeksi total,
berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang
dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah
tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Misalnya, dengan melakukan
pengecekan ulang terhadap hasil pengetikan suatu proposal, apakah sesuai dengan
kaidah EYD atau penghitungan ulang terhadap tagihan yang akan dikirimkan kepada
pelanggan. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering,
apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi
sehingga membuat kerja tidak kondusif.
b.
Pengecekan pada
area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen
atau devisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara
periodik. Penggunaan komponen statistik akan menambah validitas data yang
diperoleh dalam fungsi pengawasan.
c.
Pengontrolan Kualitas dengan statistik.
Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada devisi tertentu
tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan tehnik ini dengan
memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin validitas dan
reliabilitas hasil pengukuran.
d.
Kesalahan
nihil, merupakan tehnik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan
oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat
memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika tehnik ini
diterapkan mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya
kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.
Total Quality Management adalah program yang diimplementasikan
untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu
dilakukan dalam administrasi perkantoran yang
berpijak pada :
a.
Kepuasan
pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi
pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapat bagi perusahaan. Sebagian besar
penelitian menemukan bahwa pelanggan yang loyal kepada sebuah organisasi
biasanya hanya kurang lebih 20% dari populasi pelanggan, namun mereka
menyumbangkan laba terhadap perusahaan atau organisasi sebesar kurang lebih 60%
hingga 80%. Untuk itulah, hendaknya kepuasan pelanggan menjadi orientasi utama
bagi sebuah organisasi.
b.
Pengukuran
statistik yang akurat. Setelah standar ditetapkan oleh organisasi dan
disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak
diperlukan guna menghasilkan keputusan
yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang dilakukan pegawai. Kesalahan
pengukuran akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah dan akan
merugikan organisasi.
c.
Perbaikan
secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini
perlu diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang
baik dilakukan secara kontinue lambat laun akan meningkatkan kualitas menajemen
dan membuat puas seluruh stakeholders.
d.
Bentuk hubungan
baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja dan pemberdayaan
pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dari
diimplementasikannya program TQM.
3.
Pengawasan
Kuantitas
Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan
mengumpulkan data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dsar untuk
penetapan standart kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan
menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari
pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, kudari waktu ke waktu
volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan dat yang terukur akan menjadi
informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja administrasi, terutama bagi
pekerjaan yang berfluktuasi.
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor terdapat beberapa
tindakan yang dapat dilakukan antara lain :
a.
Overtime,
banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang
menumpuk. Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank akan meningkat
volumenya menjelang akhir tahun (tutup buku), karena adanya keharsan untuk
mempertanggung jawabkan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun hal ini
dapat diantisipasi dengan menyusun laporan secara periodik, namun fenomena ini
tidak bisa dihindari. Untuk itu, manajer administrasi harus menyadari adanya
potesi penurunan produktivitas jika terdapat penembahan jam kerja bagi pegawai
karena rasa lelah yang menyertainya.
b.
Temporary help.
Jika penambahan jam kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian
tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan. Dapat
dibayangkan jika Matahari Departement Store menghadapi musim lebaran atau
liburan akan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang paling tepat
adalah dengan mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak
season yang diperkirakan akan terjadi.
c.
Part-time help.
Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat
dilakukan. Misalnya, pada Ruang Baca FE UNAIR yang mempunyai jam kerja panjang
(07.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh waktu yang membantu melayani
mahasiswa antara pukul 16.00-19.00.
d.
Floating work
unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika
mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang
tinggi atau time limit yang terbatas.
e.
Cycle billing.
Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan
tehnikini untuk mengurangi antriyan layanan yang akan dilakukan. Misalnya, pada
bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi perkelurahan dengan waktu
layan yang berbeda. kelurahanAirlangga dan Gubeng di Surabaya akan dilayani
tanggal 1-10 stiap bulannya, dan kelurahan-kelurahan lainnya pada tanggal yang lain untuk
mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian besar pelanggan
PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang ditentukan.
4.
Metode
Pengawasan Alternatif
Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer
administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari
pelaksanaan kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan
sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain dua jenis pengawasan
yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :
a.
Behavior-oriental
rating methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada
perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang
lain. Ada 4 tehnik yang dapat digunakan :
1)
Tehnik
deskripsi, penilai memberikan deskripsi kepada bawahannya mengenai kekuatan,
kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini
reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan
subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.
2)
Tehnik ranking,
dengan menyebutkan pegawai mana yan bekinerja paling bagus, dan seterusnya.
Pemberian ranking ini bisa melibatkan tim penilai atau masing-masing
supervisor.
3)
Behavior
cheklist, yaitu tehnik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan
pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan
kondisi kerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan
kinerja seorang pegawai.
4)
Teknik skala
penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau
perusahaan. Walaupun tehnik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam
waktu yang singkat. Tehnik ini juga mudah untuk dianalisis secara kuantitatif,
dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan
validitasnya relatif teruji.
5)
Behaviorally
anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya.
Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yng
dapat sikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja,
dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usahan yang lebih banyak
untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.
b.
Result-oriented
rating methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasil dari kerja
yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 tehnik yang dapat digunakan, yaitu:
1)
Management by
objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisai secara keseluruhan,
bagi masing-masing departemen atau devisi, maupun masing-masing pegawai. Tehnik
ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap
organisasi. Sebelum menentukan tujuan, manajer administrasi harus mendiskusikan
tujuan umum apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal,
semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana dan
kapan tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan
akan dimulai upaya tersebut.
2)
Work lanning
and review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim
penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang
harus dipecahkan, dan training yang diperlukan.
5.
Pengawasan dan
Anggaran Biaya
Anggaran menurut Garisson , Noreen, dan Brewer (2005) adalah
rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya
organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. Beberapa manfaat yang
dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan penganggaran, antara lain:
a.
Anggaran
mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi.
b.
Anggaran ajan
memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan
bagaimana cara mencapainya. Jika anggaran tidak dipersiapakan, manajer akan
lebih banyak berurusan dengan aktivitas harian yang akan mengaburkan pencapaian
tujuan perusahaan.
c.
Proses
penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian
organisasi secara efektif dan efesien.
d.
Proses
penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks activity (aktivitas yang
kurang optimal)
e.
Anggaran akan
mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan mengintegrasikan
rencana di masing-masing bagian.
f.
Anggaran akan
mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam
mengevaluasi kinerja perusahaan
6.
Cara Biaya
Bekerja Satu Sama Lain
Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya
tetap, biaya variable, dan biaya semivariabel.
a.
Biaya tetap
adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil
produksi yang dihasilkan.Contohnya biaya sewa, asuransi, dan pajak (karena
biaya-biaya ini tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang berhubungan dengan output
yang dihasilkan).
b.
Biaya variable
memiliki hubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang
dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya variable adalah bahan baku dan
persediaan.
c.
Biaya variable
akan meningkat apabila produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung
meningkat hasil produksi. Contohnya biaya sewa mesin foto kopi. Jika lamanya
pemakaian maupun volume pemakaian kertas ditingkatkan, maka biaya perunit yang
dikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin foto copy mengopi 500 kertas
dalam jangka waktu tertentu, biaya yang dikeluarkan perunit adlah Rp 48. Namun
jika dalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi 750 kertas, maka
biaya perunit dapat menurun menjadi Rp 42.
7.
Prinsip
Pembuatan Anggaran
Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi,
terdapat 4 hal yang patut diperhatikan:
a. Keterlibatan karyawan
dalam menyusun anggaran kantor administrasi. Jika karyawan yang dilibatkan
mereka memiliki kesempatan untuk secara langsung terlibat dalam departemen
tempat mereka bekerja. Hal ini akan meningkatkan komitmen mereka untuk ikut
serta mengembangkan perusahaan, terutama semakin besarnya perhatian mereka
terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran biaya di departemen mereka.
b. Anggaran harus dapat
merefleksikan perkiraan dari biaya operasional. Sebagian besar orang percaya
bahwa manajer yang baik adalah manajer yang mampu menekan biaya operasional
serendah mungkin. Bahkan beberapa organisasi menjadikannya sebagai tolak ukur
pemberian bonus. Misalnya, apabila manajer dapat menekan biaya administrasi
pada tingkat 80% dari anggaran yang telah ditetapkan, maka manajer yang
bersangkutan akan mendapat bonus 20% dari gaji tetap mereka.
c. Anggaran harus
dipersiapkan untuk keadaan diluar perkiraan. Anggaran dibuat untuk periode satu
tahun, sehingga perlu memperkiraan keadaan yang tidak diduga yang mungkin akan
terjadi dalam periode tersebut. Misalnya, biaya administrasi perpelanggan pada
tahun ini adalah Rp20 juta untuk 2.000 pelanggan, sedangkan pelanggan yang
dapat ditarik oleh perusahaan pada periode yang sama mencapai 2.300 pelanggan,
sehingga anggaran harus disesuaikan menjadi Rp23 juta (apabila menggunakan
jumlah pelanggan sebagai basis penetapan anggaran biaya administrasi)
d. Pegawai harus merasa
menjadi kesatuan dalam anggaran. Tanpa adanya kesatuan antara pegawai dengan
anggaran yang telah dibuat, maka pengimplementasian dari anggaran yang telah
dibuat itu tidak mungkin akan berhasil.
8.
Pengendalian
Anggaran
Sebagian besar organisasi akan meraih keun ungan yang meningkat
apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan
biaya actual dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis
laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh
Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya administrasi
actual per pelanggan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Sementara jumlah biaya adminisrasi actual setiap departemen maupun devisi
dibandingkan dengan anggaran dan laporan harian atau mingguan karyawan yang
membandingkan jam kerja actual dan Standar yang telah ditetapkan.
Standar biaya
administrasi dapat menggunakan benchmark atau tolak ukur dalam mengukur kinerja
pegawai admnistrasi berkaitan dengan biaya yang timbul.
9.
Penyiapan
Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh manajer adalah:
a.
Situasi
tertentu. Manajer dan eksekutif mempunyai
tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung meningkat dari waktu ke waku,
mereka mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan
administrasi yang berjalanlancar dan sesuai rencana. Manajer diharapkan hanya memperhatikan
situasi tertentu yang menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai
dengan perencanaan dan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
b.
Ketika
menampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus disajikan. Menampilkan angka tanpa menyajikan dasar perbandingan yang
menjelaskan angka tersebut akan menjadi perbandingan yang dilakukan sia-sia.
Contohnya, jika hanya menuliskan biaya telpon bulan ini adalah Rp8.567.000,
atau setidaknya menuliskan bahwa biaya bulan lalu adalah Rp6.789.000 akan
memberikan dasar bagi suatu perbandingann.
c.
Membantu
pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif
yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan
tersebut. Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang
lebih tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan.
d.
Laporan harus
mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan. Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah disusun
akan sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alas an mengapa pengeluaran
tertentu melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan seperti ini
sebaiknya dapat dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tersebut.
e.
Laporan harus
standar. Membuat laporan yang berformat sama
dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika membaca format yang standar,
pembaca dapat memahami dengan cepat informasi penting yang mirip dengan laporan
sebelumnya. Dengan menstandarkan format laporan akan memudahkan pembaca
membandingkan informasi yang terkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.
10.
Kontrol Biaya
Daftar berikut
menjelaskan beberapa hal penting dlam pengontrolan biaya:
a.
Mengembangkan
standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran
b.
Mengembangkan
kesadaranakan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.
c.
Membantu
pengembangan prosedur operasi yang efesien.
d.
Mengalokasikan
biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukann
e.
Mengetahui
kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efesien dan mempersiapkan solusi
untuk membenahinya.
Namun tidak semua
administrasi perkantoran perlu dikontrol biayanya. Misalnya, penerapan system
pengarsipan elektronis yang tentunya
membutuhkan training dan melibatkan semua tenaga administrasi perlu dilakukan
tanpa melakukan control biaya yang harus dikeluarkan, karena tanpa training
yang layak, pegawai akan kurang mengetahui bagaimana system tersebut akan
berjalan.
11.
Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran
Untuk
mengontrol biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi
perkantoran aktual dibandingkan dengan standar biaya yang telah ditetapkan.
Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan
dari kondisi tersbut. Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana
perbaikan dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan
administrasi perkantoran hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada
beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan
administrasi perkantoran, yaitu :
a.
Standar
Biaya. Dengan meneapkan standar biaya dari setiap kegiatan
administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan
oleh manajer. Contoh berikut mengilustrasikan penggunan teknik biaya standar.
Anggaplah bahwa standar biaya yang digunakan PT. Asuransi “ABC” untuk memproses
klaimasuransi kesehatan adalah Rp25.000 per klaim. Namun pada beberapa
perusahaan asuransi terlihat bahwa pemrosesan seratus klaim hanya memakai biaya
sebesar Rp225.000. Ini berarti bahwa unit biaya yang dikeluarkan perusahaan
seharusnya Rp22.500 per klaim atau lebih besar Rp2.500 dari standar biaya yang
ditetapkan oleh industri. Untuk itu, diperlukan penyelidikan untuk mengetahui
mengapa biaya perusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimana mencapai
standar biaya sebagaimana yang dicapai oleh industri.
b.
Studi
Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk
memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Contohnya,
gaji bulan ini dibandingkan dengan gaji pada bulan yang sama tahun lalu. Jika
angka ssat ini lebih besar dari pada angka tahun lalu, maka alasan kanaikan harus diteliti. Karena
teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan
administrasi perkantoran, maka diperlukan untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya
tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena
fungsi administrasi yang tidak efisien.
c.
Mengambil
Tindakan Koreksi. Apila biaya aktual melebihi biaya yang
telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk
mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran.
Manajer administrasi perkantoran atau supervisor bertanggung jawab untuk
mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan beranggapan
bahwa kontrol sebagai hukuman, orang
yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan
kebebasan, karena tidak semua orang bereaksisama atas tindakan koreksi. Berikut
adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan :
1)
Prosedur kerja tidak efektif;
2)
Karyawan tidak dilatih secara baik
untuk mengerjakan tugas yang diberikan;
3)
Peralatan yang berfungsi kurang
baik;
4)
Perlengkapan tidak memiliki
kualitas dengan situasi;
5)
Karyawan tidak mempunyai kesadaran
akan biaya yang ditimbulkan
12.
Mengontrol
Biaya Perkantoran
Unsur
terpenting dari perkantoran adalah biaya penentuan apakah biaya aktual melebihi
biaya yang sudah dianggarkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang
dianggarkan, tindakan koreksi akan diperlukan. Salah satu tindakan untuk
mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya.
Berikut adalah saran yang dapat diberikan :
a. Biaya Perorangan.
Karena memiliki porsi yang paling besar dalam biaya perkantoran, mengontrol
gaji perorangan akan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan
dengan mengontrol biaya di area lain. Gaji perorangan dapat dikontrol dengan
beberapa cara. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa jumlah pegawai pada
tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang perlu dilakukan.
b. Biaya Perlengkapan dan Material.
Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran menyangkut penggunaan perlengkapan,
forms, dan material, biaya penggunaannya harus diperhatikan oleh Manajer
Administrasi. Salah satu cara yang signifikan untuk mengontrol biaya ini adalah dengan
meminimalkan penggunaan perlengkapan kantor yang kurang relevan dengan
pekerjaan administrasi yang dilakukan. Pada sebagian besar instansi, cara yang
diambil untuk mengontrol hal ini adalah dengan menggaji karyawan yang telah
terlatih atau dengan melatih karyawan yang telah ada. Biaya perkantoran juga
dapat diatur dengan menggunakan alat yang dapat diganti dengan perlengkapan
lain. Biaya perlengkapan juga dapat dokontrol dengan menggunakan sistem
persediaan (inventory) yang efisien.
Sistem pesediaan yang kurang efektif akan mengakibatkan kelebihan persediaan
pada perlengkapan yang satu dan kekurangan pada yang lain. Dengan menyusun
kebutuhan perlengkapan berdasarkan prediksi tingkat kegiatan yang akan dilakukan,
penggunaan biaa akan dapat diminimumkan.
c.
Biaya
Peralatan. Karena beberapa peralatan kantor yang telah dibeli
oleh organisasi kurang dapat diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi.
Untuk itu, sebelum membeli peralatan kantor yang mahal, manajer administrasi
harus menyelidiki apakah peralatan tersebut dapat diandalkan dalam melakukan
kegiatan administrasi perkantoran. Setelah peralatan dibeli, catatan perawatan
harus dijaga. Namun, jika biaya perawatan terlau tinggi dibandingkan dengan
peralatan lain, maka peralatan itu sebaiknya dijual meskipun sudah tidak
dipakai beberapa tahun. Biaya peralatan juga dapat dikontrol dengan mencari
peralatan yang cocok dengan kegunaannya. Beberapa peralatan mungkin
teralucanggih dan jika fiturnya tidak terlalu berguna untuk proses kerja saat
ini, maka pembeliannya haris ditunda. Namun, jika peralatan canggih tersebut
akan semakin dibutuhkan pada masa yang akan datang, pembeliannya perlu
diperhitungkan dengan terlebih dahulu melakukan analisis ROI (return on investment), NVP (net present value), dan analisis yang
lain.
d. Biaya Proses Kerja.
Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh organisasi tidak selalu
memiliki tingkat efisiensi yang sama. Karena proses yang tidak efisien,
modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapa efisiensi pada proses kerja dapat
dijelaskan dengan pengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap
sistem dan prosedur. Dari pada mengontrol biaya proses kerja yang tidak
efisien, hasil yang lebih baik akan diperoleh jika dilakuakn perbaikan
teerhadap sistem dan prosedur yang mendasari peaksanaan kegiatan administrasi
perkantoran.Dalam mengembangkan proses kerja yang didesain untuk meminimalkan
biaya, harus dipertimbangkan hal-hal berikut :
1) Biaya
kegiatan administrasi dengan porses kerja yang lancar dapat diperkirakan lebih
hemat dibandingkan dengan biayakegiatan administrasi yang kurang teratur.
2) Pengontrolan
biaya proses kerja harus difokuskan pada pekerjaan yang melibatkan pegawai
terbayak dan diikuti dengan proses kerja
yang melibatkan sedikit pegawai.
3) Proses
kerja yang melibatkan backtraking dan
criss-crossing akan memerlukan lebih
banyak biaya dibandingkan proses kerja yang berupa garis lurus.
e. Biaya Overhead.
Karena beberapa overhead beragam -
Misalnya penerangan, AC, dan listrik. Hal tersebut hendaknya dapat dikontrol
dengan membuat karyawan sadar akan penggunaan peralatan yang optimal. Sebagai
akibat dari peningkatan kesadarn akan energi pada karyawan, beberapa program
yang didesain untuk konservas energi harus dikembangkan. Dalam banyak instansi,
yang dibutuhkan hanyalah kesadar akn biaya energi pada karyawan. Beberapa
organisasi telah memasyarakatkan kesadaran akan energi dengan mengadakan kontes
pada tiap departemen. Departemen yang menggunakan energi listrik terendah akan
mendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akan memotivasi pegawai untuk
menghemat energi.
B.
Pelaporan
1.
Pengertian
Pelaporan
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena
dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan
bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara
perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan
bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa
mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan
terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu
keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan
dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan
merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami
sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si
pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan
haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti
bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari
segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik
antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat
lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali
penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau
suatu tugas.
2.
Prinsip-Prinsip
Penulisan Laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat
digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi
syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b.
Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak
memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat
dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c.
Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu
keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat
diperlukan.
d.
Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system
pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca.
Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan
oleh unsur – unsur bahasa.
e.
Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam
laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai
sesuatu.
f.
Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan
bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
3.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
a.
Maksud pelaporan
1) Laporan informativ, yaitu
laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk
memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi
yang akurat dan terinci.
2) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan
informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan
rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian
informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3) Laporan analitis, yaitu
laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau
saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan
akademis berada pada kategori ini.
4) Laporan
Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang
sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
5) Laporan Kelayakan
(feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara
mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
b.
Bentuk Laporan
1) Laporan berbentuk Memo;
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
2) Laporan berbentuk Surat;
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar
folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3) Laporan berbentuk naskah;
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku,
dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
4) Laporan berbentuk
Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau
surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
5) Laporan berbentuk
formulir.
6) Laporan berbentuk buku.
c.
Waktu Penyampaian
1) Laporan Insidental;
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam
rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2) Laporan Periodik; Ditulis
dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh:
Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar